Opter pour la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents au sein de votre entreprise, c’est faire le choix d’une dématérialisation complète des documents et des données. La GED offre évidemment de nombreux avantages pour les entités comme la réduction des coûts ou la centralisation des documents, mais cela n’est pas sans inconvénients puisqu’il faut former ses collaborateurs et se prémunir des risques de fraude en protégeant ses données. Tour d’horizon des avantages et des inconvénients de la GED en entreprise.

Pour rappel, la GED ou Gestion Électronique des documents est un outil informatique qui permet de gérer au mieux les documents de l’entreprise. En somme, c’est une solution qui prend en charge toutes les opérations liées aux documents au sein d’une entreprise ou d’un service, que ce soit l’édition, le stockage ou encore l’archivage.

GED : un gain de temps et d’argent

Quels sont donc les avantages de la GED au sein d’une entreprise ? Ils sont nombreux puisque le volume de documents est généralement considérable dans une société. Cet important volume documentaire représente un coût évident, en termes de temps mais également en termes d’argent. Si aujourd’hui de nombreuses entreprises ont déjà basculé vers une dématérialisation partielle de leurs documents, la mise en place d’une GED permet d’organiser et surtout d’automatiser entièrement la gestion des documents. 

La GED permet un gain de temps considérable. Les collaborateurs perdent un temps fou à chercher les documents dont ils ont besoin. La GED leur permet d’avoir immédiatement accès à l’information qu’ils cherchent, et donc de gagner du temps dans la recherche de documents puisque tout est très facilement accessible, et ce à tout moment. Les collaborateurs gagnent ainsi en efficacité et en productivité.

La réduction des coûts est également l’un des nombreux avantages de la GED, puisque la dématérialisation des documents supprime les coûts d’impression, et notamment ceux des consommables comme l’encre ou le papier. Cela va aussi de pair avec la mise en place d’une démarche de développement durable au sein de l’entreprise, puisque l’utilisation de papier est réduite au maximum.

GED : centralisation des documents et sécurisation des données

La mise en place d’une GED permet également de sécuriser au maximum vos données, et ce bien plus qu’avec des documents papier. Grâce à la gestion informatique, les données ne se perdent plus aussi facilement, et leur accès est sécurisé et contrôlé. En fonction du type de document, vous pouvez choisir quel collaborateur y aura accès dans l’entreprise et quels seront ses droits de modification. De plus, vous éliminez totalement les documents papier de votre entreprise, ce qui représente un gain d’espace non négligeable.

La centralisation et le suivi des données est grandement facilité. Les collaborateurs accèdent toujours à la dernière version du document, et les mises à jour du système sont automatiques, toutes les informations sont donc accessibles en temps réel.

Si la GED comporte de très nombreux avantages pour une entreprise, elle a également ses limites, qu’il vaut mieux connaître et anticiper.  Parmi les principaux inconvénients de la GED on retrouve : 

• Des heures de formation pour les collaborateurs
• Un équipement informatique performant 
• Des risques de fraude et de perte des données

Former obligatoirement ses collaborateurs

Mettre en place une GED au sein de votre entreprise permet aux collaborateurs de gagner du temps, mais pour cela, ils doivent être formés aux outils. Pour profiter au maximum des avantages de cet outil de GED, vos collaborateurs doivent donc être accompagnés lors de la mise en place du système. 

La formation demande donc du temps puisque les procédures à appréhender sont différentes. Cela implique donc un changement profond dans les méthodes de travail.

Vous commencez à vous inquiéter des réactions de vos collaborateurs face à ce nouvel outil de travail nous vous conseillons de consulter notre article : Projet dématérialisation : 4 règles d’or pour le réussir ! 

S’équiper de serveurs performants

Pour mettre en place une GED, il est nécessaire d’avoir des outils informatiques performants. Si votre entreprise n’est pas bien équipée, cela peut impacter la performance du système, mais également provoquer des pannes. La GED passe donc par de bons outils informatiques et notamment par des serveurs performants, qui permettent de stocker une volumétrie importante de données. 

L’achat de tels outils s’avère coûteux, et il est important de bien l’anticiper en amont, tout comme leur coût d’entretien qui est à prévoir. 

Prévenir les risques de fraude

Si la GED permet une certaine sécurisation des données par rapport aux documents papier, le système n’est pas à l’abri de la fraude. Les données transitent par le réseau, ce qui permet aux hackers de voler plus facilement les données et les documents de l’entreprise. 

Il est donc nécessaire pour vous de vous prémunir de ce genre de risque, en optant pour des dispositifs de sécurité efficaces et performants, qui vous permettront de réduire également le risque de perte de documents.